Un(e) responsable pour son secrétariat à Jodoigne – Temps plein - Contrat à durée déterminée (avec possibilité de CDI) (H/F/X)

AIDE ET SOINS A DOMICILE EN BRABANT WALLON RECHERCHE:

Un(e) responsable (H/F/X) pour son secrétariat à Jodoigne à temps plein – CDD 3 mois avec possibilité de CDI

Missions

Le responsable de secrétariat veille à la bonne exécution des différentes tâches assignées au secrétariat et assure un encadrement de l’équipe de qualité. 

Les missions du secrétariat sont les suivantes :

1.Gestion des appels

  • Réception des appels entrants des usagers/patients des différents services du centre et des prestataires de terrain.
  • Prise d’informations relatives au contenu des appels
  • Gestion des demandes courantes : demandes et annulations de prestations et mise à jour des plannings, communication de renseignements généraux demandés par les usagers/patients, prise en charge des questions pratiques, relais des demandes spécifiques qui ne peuvent pas être traitées vers les services appropriés.

2. Aide à la gestion des plannings des différents services

3. Diverses taches administratives

  • Envoi de courriers
  • Gestion de l’archivage des documents
  • Divers encodages de dossiers
  • Tâches déléguées qui viennent en soutien à l’assistant social

4. Missions transversales

  • Assurer une fonction de signal envers la direction
  • Participer activement aux réunions et respecter les décisions prises et/ou des actions à entreprendre
  • Participer activement aux formations (en évaluant ses besoins) et veiller à la mise en pratique des compétences acquises

 

Le/la responsable de secrétariat est garant de l’efficacité et de la qualité du travail de son équipe.

  • Coordonner et superviser le secrétariat et veiller à garantir une permanence téléphonique, gérer les plannings et traiter les demandes de vacances
  • Conduire des entretiens de fonctionnement et d’évaluation des membres de son équipe.
  • Veiller à optimaliser les processus administratifs, et réfléchir avec la direction à de nouvelles procédures, directives ou modes organisationnels.
  • Veiller à la formation des travailleurs de son équipe et à ses besoins (veiller à augmenter les compétences et les connaissances de chacun).

Profil

Etre titulaire d’un diplôme en secrétariat ou administratif
L’expérience dans un domaine similaire est souhaitée
Etre dans les conditions APE du Forem
Avoir le sens du contact humain, se montrer à l’écoute et avoir la capacité à entrer en relation
Démontrer de bonne capacité managériale et de leadership
Démontrer une capacité d’organisation de son travail et de priorisation
Savoir travailler en interdisciplinarité en se référant aux autres professionnels pour toutes les tâches qui dépassent sa compétence
Savoir utiliser les outils, notamment informatiques, liés à la fonction
Etre rigoureux dans le suivi des consignes administratives et le respect des délais.
Respecter et faire respecter les procédures dans les délais impartis
Respecter les règles de déontologie, de devoir de discrétion, de secret professionnel et de secret partagé
Démontrer une capacité d’adaptation par rapport aux modifications et évolutions des tâches
Faire preuve de proactivité et d’initiatives

Offre

Un contrat à temps plein à durée déterminée (avec possibilité de reconduction en CDI)

Intéressé(e)?

Envoyez votre candidature (CV et passeport APE) à l'attention d'Audrey Fervil soit par mail : serviceressourceshumaines@asdbw.be soit par courrier : Place du Major Boine, 3 à 1370 Jodoigne